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Cómo evitar que una reunión de trabajo arruine la productividad del día

Son las 8,45 de la mañana. Llegas a tu lugar de trabajo, arrancas el ordenador y revisas tu agenda del día. Mientras venías, en tu cabeza se agolpaban y “peleaban” entre sí una larga lista de cosas que debes hacer, y todas tienen una gran prioridad. Al menos así te lo parece. Cuando abres la agenda, tu agobio se multiplica: sólo quedan 45 minutos para que empiece la primera reunión que tienes programada para hoy. Y los participantes son nada menos que tu cliente más caótico. Se han programado dos horas para la reunión, pero sabes que serán, como mínimo, tres. También sabes que parte del equipo llegará tarde. Y que apenas se tratarán la mitad de los temas previstos. Cuando aparezca el primer debate encima de la mesa, con toda probabilidad Juan y José empezarán a discutir sus diferentes puntos de vista, como si en llevarse la razón les fuera la vida. Con suerte, acabarás a mediodía. Sabes que saldrás de la reunión cansado e insatisfecho…y sin tener muy claro cómo seguir con el trabajo, ya que probablemente no se habrá alcanzado ningún acuerdo claro. ¿Te suena esta situación?  Estoy segura de que sí. La mayoría de nosotros percibimos las reuniones de trabajo como verdaderos “ladrones de tiempo”, que dificultan nuestra eficiencia y a menudo provocan tensiones.

La buena noticia es que no es tan difícil poner remedio. Por nuestra parte, como acompañantes a numerosos proyectos de transformación organizativa, hemos tenido la oportunidad de ver en varias ocasiones cómo una empresa mejora radicalmente la eficacia de sus reuniones aplicando unas sencillas pautas de conducta durante las mismas. Hay mucho más, pero si empiezas por aplicar este pequeño decálogo verás aumentar tu tiempo disponible, y los resultados de tus reuniones.

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